Preguntas frecuentes sobre la empresa de diseño de stands para exposiciones y los servicios de diseño de stands para ferias comerciales

Introducción

Las ferias y exposiciones son una prioridad para que las empresas muestren su marca, productos o servicios. Un stand de feria bien diseñado puede atraer a los asistentes, transmitir mensajes clave y dejar una impresión duradera. Sin embargo, diseñar y construir un stand de feria eficaz requiere experiencia y una planificación meditada.

En esta completa guía, respondemos a las preguntas más frecuentes sobre el diseño de stands para ferias, incluyendo cómo elegir el stand adecuado, los elementos clave que hay que incluir, el presupuesto, el alquiler frente a la compra y la colaboración con los constructores de stands. Tanto si eres nuevo en esto de exponer como si eres un veterano de las ferias comerciales, estas preguntas frecuentes te proporcionarán ideas que te ayudarán a maximizar tu inversión en tu próximo evento.

Elegir el stand de feria adecuado

¿Cuáles son los primeros pasos para elegir un stand de feria?

El primer paso es determinar tus metas y objetivos. ¿Qué esperas conseguir con la exposición? ¿Estás lanzando un nuevo producto, generando clientes potenciales o simplemente aumentando la notoriedad de tu marca? Tus objetivos influirán en decisiones importantes como el tamaño del stand, el diseño, las características y el presupuesto.

También es crucial tener en cuenta a tu público objetivo. ¿Qué les llamará la atención y les atraerá a tu stand? Recopila datos demográficos, intereses, necesidades y comportamientos de los asistentes.

Por último, revisa las normas y reglamentos de la feria que afectarán a la elección de tu stand. Ten en cuenta las características del lugar, las restricciones de tamaño/formato del stand y lo que incluye el paquete de exposición.

¿Cómo se decide el tamaño adecuado del soporte?

El tamaño óptimo del stand depende de tu presupuesto, del personal y de lo que quieras conseguir. Los stands más grandes permiten más espacio para zonas de reunión, demostraciones y actividades para atraer a los visitantes. Pero también cuestan más y requieren más personal. Los soportes más pequeños son más asequibles, aunque ofrecen menos flexibilidad.

En primer lugar, considera el espacio mínimo necesario para alcanzar tus objetivos. ¿Necesitarás zonas de exposición de productos, salas de reuniones privadas, pantallas grandes o demostraciones? No sobrecargues un soporte pequeño, pero asegúrate de que a un soporte más grande se le dará un buen uso.

Analiza las métricas de tus eventos anteriores. ¿Cuántos clientes potenciales/ventas resultaron de los diferentes tamaños de stand? Por metro cuadrado, los stands más pequeños pueden generar más ROI.

También, factores de la cultura expositiva. El tamaño estándar del stand de tu sector marcará las expectativas de los visitantes. Evita los stands que sean drásticamente más pequeños o más grandes que los de la competencia.

¿Cuáles son los distintos tipos de stands de feria?

Los principales tipos de stands para ferias son

• En línea/Lineal: En línea recta con pasillos a uno o ambos lados.
• Esquina: Se sitúa en la esquina de dos pasillos. Ofrecen exposición desde dos direcciones.
• Península: Tribunas con pasillos en tres lados. Más caro pero de gran visibilidad.
• Isla: Stands con pasillos en los cuatro lados. El más caro, pero con la máxima exposición.
• Modular: Soportes personalizados que utilizan paneles y componentes interconectados. Versátil y reconfigurable.
• Tejido/Pop Up: Estructura ligera con paneles de relleno de tela. Portátil y económico.
• A medida: Stand totalmente personalizado construido desde cero. Ofrece la máxima flexibilidad de diseño.

Considera el formato que mejor se adapte a tu presupuesto, necesidades de diseño y objetivos. Se recomiendan los soportes de esquina, península o isla para las marcas más grandes que deseen la máxima visibilidad.

¿Qué factores debes tener en cuenta a la hora de colocar tu stand?

La colocación del soporte puede influir en los resultados, así que ten en cuenta estos factores:

• Tráfico peatonal: Coloca tu puesto en zonas de mucho tránsito, cerca de los pasillos principales, los aseos o los servicios de comida. Evita las esquinas traseras con poca visibilidad.
• Competidores: No te coloques junto a competidores clave. Ser visibles desde su puesto, pero con una separación adecuada.
• Escenario: Los stands situados cerca de los escenarios de los seminarios se benefician de la afluencia de público. Pero el sonido también puede distraer.
• La altura: Para conseguir la máxima visibilidad, evita las zonas con rodales vecinos muy altos que eclipsen al tuyo.
• Disposición: Revisa la distribución del plano. Dirígete a áreas que se alineen con tus objetivos, imagen de marca y necesidades de la audiencia.
• Vecinos: Evita las empresas con ofertas incompatibles u ofensivas. Los vecinos relevantes pueden ser beneficiosos.
• In situ: En actos anteriores, observa dónde se congregan los asistentes. Las zonas de alta energía son bienes inmuebles de primera.

Confirma tus lugares preferidos con el organizador con antelación, ya que las zonas populares se llenan rápidamente.

Elementos clave del diseño de stands

¿Cuáles son los elementos clave que hay que incluir en el diseño de un stand de feria?

Algunos elementos básicos que influyen en el éxito de tu stand son:

• Marca – Gráficos, eslóganes y colores coherentes que comuniquen la identidad de tu marca.
• Mensajes – Eslóganes claros y concisos y propuestas de valor dirigidas a tus visitantes objetivo.
• Iluminación – Una buena iluminación atrae la atención y resalta las zonas y productos clave.
• Espacio para reuniones – Una sala de reuniones semiprivada o un salón para debates.
• Expositores de productos – Una forma eficaz de mostrar ofertas con las que los visitantes pueden interactuar.
• Medios – Incorpora monitores, vídeos, presentaciones, etc. para atraer a los visitantes.
• Navegación – Caminos despejados, buenas líneas de visión y fácil acceso a las cabinas.
• Comodidad – Sillas, estaciones de carga y refrescos animan a los visitantes a quedarse.
• Almacenamiento – Mantén los folletos, suministros y objetos personales fuera de la vista.
• Diseño – Un stand de feria atractivo, cohesionado y alineado con tu imagen de marca.

¿Cuáles son los consejos esenciales para el personal de un stand de exposición?

Un personal de stand bien formado es vital para fomentar la participación en tu stand. Algunos consejos útiles son:

• Establece horarios con cobertura suficiente para todas las horas de exposición abierta. Ten en cuenta las pausas.
• Elige un personal agradable y bien informado, capaz de atraer a los visitantes. Da prioridad a las habilidades blandas.
• Forma a todo el personal sobre tus objetivos, mensajes clave, productos, promociones y procesos.
• Proporciona al personal insignias visibles y prendas de uniforme, como camisetas, para facilitar su identificación.
• Fomenta el contacto proactivo con los visitantes, pero evita la venta agresiva.
• Capta los datos de contacto de los visitantes para el seguimiento posterior a la feria. Las aplicaciones de recuperación de pistas pueden ayudar.
• Mantén la cabina ordenada, renueva las existencias de literatura y retira la basura con prontitud.
• Coloca las zonas de debate y demostración lejos de aparatos como las cafeteras.
• Programa reuniones informativas matutinas y sesiones informativas cada día para revisar los éxitos e identificar las mejoras.

¿Cuáles son las formas más baratas de crear un stand de feria impactante?

Los stands eficaces no tienen por qué romper el presupuesto. Entre las formas asequibles de maximizar tu presencia se incluyen:

• Alquila muebles como mostradores, biombos y asientos en lugar de comprarlos.
• Utiliza gráficos textiles visualmente impactantes y rótulos tensados para crear una marca asequible.
• Confía en la iluminación para obtener rendimiento e interés, en lugar de costosas construcciones y acabados.
• Organiza demostraciones interactivas para atraer a los visitantes en lugar de exposiciones estáticas.
• Crea una sala con medios audiovisuales rentables, como presentaciones con tabletas y diseños de pantalla sencillos.
• Utiliza aplicaciones gratuitas para eventos en redes sociales en lugar de invertir en herramientas personalizadas de captación de clientes potenciales.
• Maximiza el espacio vertical con pancartas colgantes y gráficos suspendidos.
• Regala tentempiés, estaciones de carga, desinfectantes para dispositivos y otros detalles prácticos.
• Forma al personal del stand sobre la participación de los visitantes, la narración de historias y las experiencias memorables.

Presupuesto de tu exposición

¿Cuánto cuesta construir un stand de feria?

Las exposiciones de sobremesa básicas pueden costar unos pocos cientos. Las construcciones personalizadas más elaboradas pueden superar los 80.000 euros. La mayoría de 10 x 10 m. El diseño de stands para ferias comerciales oscila entre 20.000 y 60.000 euros.

Aunque exponer es una inversión, el retorno de la inversión puede ser significativo:

• Capta cientos de clientes potenciales cualificados en sólo unos días.
• Acelera el ciclo de ventas mediante reuniones cara a cara.
• Muestra nuevos productos e innovaciones.
• Genera ventas inmediatas mediante ofertas especiales de espectáculos.
• Aumenta la visibilidad de la marca y refuerza tu posición frente a la competencia.
• Crea redes, encuentra nuevos canales de distribución y socios.

Para maximizar el valor, fija objetivos y trabaja con diseñadores/productores con experiencia en conseguir resultados en exposiciones.

¿Qué factores presupuestarios debes tener en cuenta al calcular los costes de una exposición?

Los elementos clave que influyen en los presupuestos son

• Tamaño del stand – El presupuesto aumenta con más metros cuadrados.
• Complejidad del diseño – Los diseños sencillos cuestan menos que los elaborados stands de varios niveles.
• A medida vs. modular – Las construcciones a medida suelen ser más caras.
• Alquileres – Los alquileres de mobiliario/AV añaden coste. Las opciones de compra pueden ahorrar a largo plazo.
• Ubicación – Los lugares privilegiados, como las esquinas o las islas, cuestan más.
• Gráficos – Los gráficos y rótulos personalizados tienen costes de producción más elevados.
• Iluminación – Los complejos planes de iluminación con trusses/puntos añaden gastos.
• Interactividad: las pantallas inteligentes, los sistemas audiovisuales, las zonas de demostración, etc. aumentan los costes, pero pueden aumentar la participación.
• Instalar/desinstalar – La mano de obra sindical y los servicios contratados pueden ser caros, pero ahorran recursos internos.
• Envío/logística/seguros – La responsabilidad del transporte de materiales añade impacto presupuestario.

¿Dónde debes centrarte para optimizar el valor de un presupuesto limitado?

Si el presupuesto es limitado, centra los gastos en los elementos más vitales para el éxito:

• Mensajes – Invierte en gráficos y contenidos que hablen directamente a tus asistentes objetivo.
• Visibilidad – No escatimes en iluminación. Ve alto o brillante para destacar en la feria.
• Personal – Gasta en traer/formar al personal de cabina adecuado. Son los que producen el mayor impacto.
• Captación de clientes potenciales – Presupuesta una aplicación de captación de clientes potenciales aunque ahorres en otros sitios. Los datos son fundamentales.
• Producto/demo – Muestra tu producto clave aunque renuncies a otros artículos. La interactividad es la clave.
• Mobiliario – Alquila mostradores y asientos esenciales. Escatima en almacenamiento, armarios o restauración.
• No esenciales – Recorta los regalos para visitantes si es necesario. Gasta en diseño, no en botín.

¿Cómo puedes hacer un seguimiento del ROI de un stand de feria para justificar el gasto?

Medir los resultados de las exposiciones es clave para evaluar el valor. Captura datos sobre:

• Volumen/calidad de clientes potenciales – Número de clientes potenciales, conversión en oportunidades de venta.
• Ventas – Ingresos directamente atribuidos a la asistencia a exposiciones.
• Impacto de marca – Mayor conocimiento, consideración de compra. Visitantes de la encuesta.
• Compromiso – Tráfico peatonal, debates prolongados, interacciones, usuarios de demostración.
• Cobertura mediática – Menciones, impresiones.
• Desarrollo de relaciones – Creación de contactos y asociaciones valiosas.
• Información competitiva – Lo que has aprendido sobre el mercado y los competidores.
• Perspectiva del cliente – Comentarios y datos derivados de la interacción con los clientes potenciales.

Compara las métricas con los objetivos predefinidos. Siempre que sea posible, relaciona directamente los costes con los resultados obtenidos.

Alquilar o comprar expositores

¿Cuáles son los pros y los contras de alquilar o comprar expositores?

Principales ventajas del alquiler de elementos de exposición:

• Menor coste inicial que comprando.
• Posibilidad de cambiar el tamaño y la configuración para diferentes espectáculos.
• Acceso a un inventario de alquiler nuevo/actualizado en lugar de poseer activos antiguos.
• Evita costes y quebraderos de cabeza de almacenamiento y transporte.
• Opción eficaz para expositores esporádicos o poco frecuentes.

Ventajas de comprar expositores:

• Invierte en productos de calidad diseñados específicamente para tus objetivos.
• La reutilización en múltiples eventos reduce los costes por espectáculo.
• Marca coherente de una exposición a otra.
• Mayor control sobre la disponibilidad, el transporte, el mantenimiento y las actualizaciones.
• Puede ser menos costoso a largo plazo para los expositores frecuentes.
• Posibilidad de personalizarlo según tus especificaciones exactas.
• Valor residual de la venta de activos.

Sopesa el ahorro de costes frente a la comodidad, la continuidad de la marca, el control de calidad y el uso durante toda la vida útil cuando decidas entre alquilar o comprar.

¿Debes comprar o alquilar equipos audiovisuales?

En general, se recomienda el alquiler de equipos audiovisuales antes que la compra. Razones para ello:

• La tecnología cambia rápidamente. Los AV comprados hoy corren el riesgo de quedarse anticuados.
• El alquiler te permite disponer siempre del equipo más moderno e impresionante.
• Los servicios de instalación/operación suelen estar incluidos en los alquileres audiovisuales.
• Capacidad para modificar los paquetes de alquiler según cambien las necesidades. Compra sólo activos fijos.
• No pagues transporte, seguro, almacenamiento y mantenimiento como hacen los propietarios.
• Menor riesgo de daños/robo que si posees bienes audiovisuales de gran valor.
• Posibilidad de probar nuevas tecnologías alquilándolas antes de comprometerse a comprarlas.

Para obtener la máxima flexibilidad y rentabilidad, alquila los principales componentes audiovisuales. Compra sólo lo esencial, como soportes y cables para trabajar con equipos alquilados.

Trabajar con proveedores de stands y expositores

¿Qué debes tener en cuenta a la hora de elegir un socio de diseño y construcción de stands para ferias?

Los rasgos clave que indican un Socio de Exhibición de Exposiciones cualificado y fiable incluyen:

• Experiencia – Establecidos desde hace muchos años con una amplia experiencia en proyectos.
• Estratégico – Se tomará el tiempo necesario para comprender tus objetivos y orientarte en consecuencia.
• Creativo – Ofrece diseños innovadores adaptados a ti, en lugar de cabinas prefabricadas.
• Comunicativo – Responde con agilidad a las preguntas y proporciona información actualizada.
• Organizado – Cumple los plazos, atento a los detalles. Gestiona todo el proceso sin problemas.
• Conectado – Red de confianza de contactos de alquiler, producción y servicio.
• Responsable – Respalda su trabajo y hace las cosas bien si surgen problemas.
• Analítico – Evalúa el rendimiento de tu evento e identifica áreas de mejora.
• Centrados en el cliente – Dedicados a tus mejores intereses en lugar de vender paquetes excesivos.

Busca profundidad de experiencia centrada en tu sector y objetivos específicos. Pide referencias de clientes anteriores.

¿Qué preguntas debes hacer a los posibles socios de alquiler de stands para ferias?

Entre las preguntas importantes que hay que hacer a los socios potenciales están

• ¿Tienes experiencia en nuestro sector y con nuestro público objetivo? Pide ejemplos relevantes.
• ¿Cómo enfocas el proceso de diseño? ¿Ofrecéis varios conceptos o revisiones?
• ¿Puedes proporcionar un desglose detallado del presupuesto y sugerencias para optimizar el gasto?
• ¿Qué servicios de valor añadido proporcionas, como herramientas de captación de clientes potenciales o promoción de ferias?
• ¿Ofreces fabricación propia o te asocias con empresas de alquiler?
• ¿Cómo hacer que nuestra presencia destaque sobre la de la competencia?
• ¿Cómo medirás el éxito de la exposición y proporcionarás informes posteriores?
• ¿Cuál es tu proceso y calendario para desarrollar, aprobar diseños y cumplir los plazos?
• ¿Podemos ver diseños anteriores que hayas realizado y hablar con clientes satisfechos?
• ¿Tienes planes de contingencia para hacer frente a posibles problemas en la feria?
• ¿Estarás in situ y disponible durante toda la feria?
• ¿Cómo se comparan tus precios con los de la competencia?

Dedica tiempo a alinear las expectativas, los procesos, los plazos y los presupuestos antes de comprometerte.

Conclusión

Diseñar y ejecutar con éxito Expositor para ferias comerciales requiere una planificación cuidadosa y asociarse con proveedores experimentados. Aunque exponer puede ser una inversión importante, los beneficios en generación de contactos, visibilidad de la marca y otros impactos hacen que el coste merezca la pena. Ten en cuenta estas preguntas frecuentes mientras te preparas para maximizar tu presencia y alcanzar tus objetivos en tu próxima exposición.